Administrateur de l'organisation de flotte

Les captures d'écran de ce guide proviennent d'un système de test. Chaque entreprise, véhicule, personne, numéro de téléphone et montant qui y figure (par exemple "QA Kigali Logistics Fleet", "Tina Tenant-Admin (Fleet)", la plaque "RAD 101 Q") est une donnée de test fictive.

A. Introduction

À quoi sert ce rôle

L'administrateur de l'organisation de flotte (affiché dans l'application comme Tenant Admin) est le compte principal d'une entreprise de flotte sur Pickovo. Une entreprise en a normalement un seul. Vous pouvez faire tout ce qu'un gestionnaire de flotte peut faire. Vous contrôlez aussi le compte de l'entreprise :

• Les personnes. Vous ajoutez les gestionnaires de flotte, les membres de flotte et les conducteurs. Vous seul pouvez ajouter un gestionnaire de flotte.
• Les dépenses. Vous fixez le montant qu'un gestionnaire de flotte peut approuver sur un seul devis de garage, pour toute l'entreprise ou par gestionnaire. Vous seul pouvez approuver les devis au-dessus de la limite d'un gestionnaire.
• L'abonnement. Vous choisissez le forfait, vous le payez et vous téléchargez les données de l'entreprise.
• La supervision. Vous pouvez lire le journal d'activité de l'entreprise, voir l'utilisation de l'IA et changer le logo de l'entreprise.

Ce que vous pouvez accomplir

• Tenir à jour le registre des véhicules et la liste des conducteurs, et assigner des conducteurs aux véhicules.
• Examiner les problèmes signalés par les conducteurs et envoyer les véhicules aux garages partenaires.
• Approuver, refuser ou demander des modifications sur les devis des garages.
• Suivre chaque réparation sur un tableau de commandes et lire les factures des garages.
• Trouver des garages et des boutiques de pièces détachées, et établir des partenariats avec eux.
• Voir ce que coûte la maintenance et combien de temps les véhicules sont immobilisés.
• Payer et gérer l'abonnement.

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B. Premiers pas

Se connecter

1. Allez sur https://fleet.heptadev.com/fr/login. Pour l'anglais utilisez /en/login, et pour le kinyarwanda /rw/login. Vous pouvez aussi changer de langue avec EN / FR / RW en haut à droite de la page.
2. Dans E-mail ou téléphone, saisissez votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.
3. Saisissez votre Mot de passe. L'icône en forme d'œil affiche ce que vous avez tapé.
4. Sélectionnez Se connecter.

Figure 1 : La page de connexion Pickovo

• Mot de passe oublié ? se trouve au-dessus du champ du mot de passe et vous permet de réinitialiser votre mot de passe.
• Si l'authentification à deux facteurs est activée sur votre compte, un second écran demande le code à 6 chiffres de votre application d'authentification.
• Après 10 mots de passe erronés en 15 minutes, la connexion est suspendue pour ce compte. Attendez, puis réessayez, ou réinitialisez votre mot de passe.
• Si Pickovo suspend votre entreprise, personne dans celle-ci ne peut se connecter tant que l'entreprise n'est pas réactivée.
• Créer un compte, essai gratuit de 14 jours enregistre une nouvelle organisation. Ne l'utilisez pas pour ajouter des collègues. Ajoutez-les depuis Utilisateurs (voir C2).

Premier aperçu : le tableau de bord Flotte

Après la connexion, vous arrivez sur le Tableau de bord Flotte à l'adresse /fleet.

Figure 2 : Le tableau de bord Flotte après la connexion

Vue d'ensemble de la navigation

Barre supérieure, de gauche à droite :

• EN / FR / RW, change la langue.
• Icône de lune, bascule entre le mode sombre et le mode clair.
• Cloche, vos notifications. Depuis là, vous pouvez tout marquer comme lu ou tout afficher.
• Votre nom et votre rôle, ouvre un menu avec Se déconnecter.

Barre latérale. Les liens sont regroupés sous des titres :

Le bas de la barre latérale contient le commutateur Clair / Sombre, Réduire (réduit la barre latérale à des icônes ; pointez une icône pour voir son nom), ainsi que votre nom et votre e-mail avec le bouton de déconnexion. Hub Véhicules et Scanner un document sont des outils partagés que d'autres rôles de l'entreprise ont aussi. Ce guide ne les couvre pas.

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C. Fonctionnalités

C1. Tableau de bord

Objectif : voir l'état de votre flotte d'un coup d'œil.

Figure 3 : Tableau de bord Flotte montrant les trois véhicules de test

Ce que vous voyez :

• Cartes de comptage : Total véhicules, Actifs, En réparation et En retard. En retard compte les véhicules dont le planning d'entretien a dépassé sa date d'échéance.
• Tableau des véhicules :
• Onglets de filtre : Tous / Actifs / En réparation / En retard / Inactifs.
• Un champ de recherche : Rechercher plaque, marque, conducteur….
• Colonnes : Plaque, Marque / Modèle, Conducteur, Statut, Prochain service, Kilométrage.
• Menu ⋮ sur chaque ligne : Voir les détails, Modifier et Supprimer. Supprimer vous demande d'abord de confirmer.
• Tableau Véhicules en service. Il apparaît sous le tableau dès que des véhicules sont dans un garage.
• Boutons Ajouter un véhicule et Importer CSV. Les deux fonctionnent de la même façon que sur la page Véhicules (voir C4).

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C2. Utilisateurs et rôles (Équipe)

Objectif : ajouter les personnes de votre entreprise et contrôler ce que les gestionnaires peuvent approuver.

Ouvrez-la depuis Administration → Utilisateurs. La page s'intitule Équipe et liste chaque membre actif avec un badge de rôle coloré et la date de son ajout.

Figure 4 : La page Équipe avec les gestionnaires de flotte et leurs limites d'approbation des devis

Rôles que vous pouvez créer :

Vous ne pouvez pas créer un autre Tenant Admin ici. Seul l'administrateur de l'entreprise peut créer un gestionnaire de flotte : quand un gestionnaire de flotte essaie, la demande est refusée.

Pour ajouter un membre de l'équipe :

1. Sélectionnez Ajouter un utilisateur. Un formulaire Nouveau membre de l'équipe s'ouvre.
2. Remplissez :

• Nom complet (obligatoire)
• Rôle (obligatoire)
• E-mail et/ou Téléphone. Vous devez en donner au moins un, et chacun ne doit pas être déjà utilisé.

3. Pour un Conducteur, vous pouvez aussi remplir :

• Numéro de permis
• Catégorie de permis (classe A à F)
• Téléphone du conducteur (si différent)

4. Choisissez comment la personne reçoit son mot de passe :

• Conducteur, invité sur WhatsApp. Laissez Inviter sur WhatsApp : le conducteur définit son propre mot de passe coché. Cela nécessite un numéro de téléphone. Sélectionnez Créer & inviter. Pickovo affiche un lien à usage unique avec sa date d'expiration. Envoyez-le avec le bouton WhatsApp, ou copiez-le. Le conducteur ouvre le lien, définit un mot de passe, puis se connecte à l'application Pickovo avec son numéro de téléphone.
• Tous les autres (ou un conducteur sans l'invitation). Pickovo génère un Mot de passe temporaire. Vous pouvez le modifier, sélectionner Régénérer, ou le copier. Sélectionnez Créer. Une bannière verte affiche l'identifiant et le mot de passe pour que vous puissiez les transmettre. Demandez à la personne de changer le mot de passe après sa première connexion.

Lignes des conducteurs :

• Invitation en attente signifie que le conducteur n'a pas encore défini de mot de passe.
• Inviter ou Renvoyer l'invitation crée un nouveau lien WhatsApp de définition du mot de passe.

Définir la limite d'approbation des devis d'un gestionnaire

Chaque ligne de Gestionnaire de flotte comporte une ligne Limite d'approbation des devis :. Elle affiche soit Limite de l'entreprise, soit un montant en RWF.

1. Cliquez sur la valeur soulignée.
2. Saisissez un montant en RWF, ou laissez le champ vide pour utiliser la limite de l'entreprise.
3. Sélectionnez Enregistrer, ou Annuler pour ne rien changer.

Comment fonctionnent les limites :

• La limite propre d'un gestionnaire remplace la limite de l'entreprise pour ce gestionnaire uniquement.
• Quand un gestionnaire essaie d'approuver un devis au-dessus de sa limite, il reçoit ce message : "…dépasse votre limite d'approbation… Un administrateur de l'entreprise doit l'approuver."
• Vous n'avez pas de limite.
• Vous seul pouvez définir ces limites. Les gestionnaires de flotte ne voient pas l'éditeur, et le serveur refuse la modification s'ils essaient.
• La limite applicable à toute l'entreprise se définit sur Intelligence des coûts (voir C13).

Limitation connue : chaque ligne autre que celle du Tenant Admin comporte une icône de corbeille avec une confirmation Oui/Non. Sur la version actuelle, retirer quelqu'un de cette façon ne fonctionne pas pour un administrateur de l'entreprise : la demande est refusée et la personne reste dans la liste. Pour retirer l'accès de quelqu'un, contactez le support Pickovo.

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C3. Conducteurs

Objectif : tenir à jour les fiches et les permis des conducteurs.

Figure 5 : La liste des conducteurs

La liste :

• Recherche par nom, e-mail ou plaque.
• Colonnes triables : Conducteur, Contact, Permis, Véhicules assignés, Statut.
• Lignes définit le nombre de conducteurs affichés par page.

Ajouter un conducteur ouvre un formulaire court :

• Nom complet (obligatoire)
• E-mail
• WhatsApp / Téléphone (obligatoire)
• Numéro de permis
• Catégorie de permis
• Mot de passe temporaire, avec les boutons Régénérer et copier

Sélectionnez Créer le conducteur. Les identifiants de connexion apparaissent dans une bannière pour que vous puissiez les transmettre. Ce formulaire n'a pas d'option d'invitation WhatsApp ; utilisez Utilisateurs si vous voulez inviter un conducteur sur WhatsApp.

Modifier sur une ligne vous permet de changer le nom, l'e-mail, le téléphone, le numéro de permis et la catégorie de permis. Sélectionnez Enregistrer les modifications quand vous avez terminé.

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C4. Véhicules

Objectif : tenir le registre des véhicules. Chaque véhicule a sa propre page avec ses signalements, ses travaux de service, son planning et son historique.

Figure 6 : Tous les véhicules, avec les filtres de statut et le menu d'actions

La liste :

• Onglets de filtre, recherche et colonnes triables, comme sur le tableau de bord.
• Survolez une cellule de conducteur pour voir Assigner ou Changer. Choisissez un conducteur dans la liste, ou choisissez Retirer.
• Le menu ⋮ de chaque ligne contient Voir les détails, Modifier et Supprimer.

Pour ajouter un véhicule :

1. Sélectionnez Ajouter un véhicule.
2. Étape 1, Infos véhicule. Remplissez :

• Numéro de plaque, Marque, Modèle et Année (tous obligatoires)
• Facultatif : Département, Kilométrage (km), Couleur, Type de véhicule, Type de carburant, Expiration de l'assurance

3. Étape 2, Conducteur & Planning. Choisissez un conducteur si vous en voulez un. Sous Planning de maintenance, choisissez Aucun, Par temps, Par kilométrage ou Les deux. Puis saisissez Répéter tous les (jours) et/ou Répéter tous les (km), et la Date du dernier service.
4. Sélectionnez Enregistrer le véhicule.

Pour importer plusieurs véhicules à la fois :

1. Sélectionnez Importer CSV et choisissez un fichier.
2. Le fichier doit avoir une ligne d'en-tête. Colonnes reconnues :

• plateNumber (ou "Plate Number" / "Plate")
• make, model, year
• mileageKm (ou "Mileage")
• fuelType (PETROL si vide)
• department

3. Vérifiez l'aperçu, puis sélectionnez Importer N véhicules.

Chaque ligne passe par les mêmes contrôles que le formulaire. Les lignes refusées, par exemple une plaque qui existe déjà, sont listées avec leur numéro de ligne.

La page du véhicule (ouvrez une plaque ou sélectionnez Voir les détails) :

• Boutons d'en-tête :
• Envoyer en service. Il n'apparaît que si vous avez au moins un garage partenaire accepté. Choisissez un Garage partenaire, saisissez un Titre du service et une Description facultative.
• Modifier. Le formulaire de modification vous permet aussi de changer le Statut du véhicule (Actif, Inactif, En réparation, En retard) et le Conducteur assigné.
• Onglets :
• Vue d'ensemble : détails et assignation du conducteur.
• Signalements : signaler un problème ; approuver ou refuser ceux en attente ; sélectionner Envoyer en service pour ceux qui sont approuvés.
• Service : travaux actifs, chacun avec Voir les détails. Les travaux En attente, Acceptés ou en attente d'approbation du devis ont aussi Annuler le travail, qui vous demande de confirmer.
• Planning : le planning de maintenance.
• Historique : travaux passés.

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C5. Signalements

Objectif : examiner les problèmes signalés par les conducteurs et transformer les problèmes approuvés en travaux de garage.

Figure 7 : Signalements, avec des signalements en attente d'approbation ou de refus

La liste :

• Onglets : Tous / En attente / Approuvés / Refusés, plus un champ de recherche.
• Colonnes : Véhicule, Description, Urgence, Signalé par, Date, Statut, Actions.

Ce que vous pouvez faire avec un signalement :

1. Signalement en attente.

• Sélectionnez Approuver, ou
• Sélectionnez Refuser. Vous pouvez ajouter une raison, que le conducteur voit.

2. Signalement approuvé. Sélectionnez Envoyer au garage. Dans Envoyer le véhicule en service :

• Choisissez le Garage partenaire.
• Vérifiez le titre du travail et la Description.
• Sélectionnez Envoyer au garage.

Le bouton est grisé tant que vous n'avez pas de partenariat accepté avec un garage. 3. Signalement déjà envoyé. Le statut affiche Bon de travail et la colonne Actions affiche Envoyé au garage.

Signaler un problème vous permet d'enregistrer vous-même un problème :

• Choisissez le véhicule.
• Choisissez l'urgence : Faible, Moyen ou Élevé.
• Décrivez le problème et, si vous le souhaitez, ajoutez une photo.
• Sélectionnez Soumettre le signalement.

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C6. Approbations

Objectif : tout ce qui attend votre décision, au même endroit.

Figure 8 : Approbations de devis, onglet Maintenance, avec deux signalements en attente

Le nombre sous le titre compte tous les éléments en attente :

• signalements en attente
• devis en attente de décision
• travaux pas encore acceptés par le garage

Onglet Maintenance :

• En attente affiche :
• Les signalements en attente, avec Approuver et Refuser.
• Les signalements approuvés, avec Envoyer au garage.
• Les travaux En attente d'acceptation du garage, avec Voir.
• Historique affiche les travaux de garage récents avec leur statut.

Onglet Devis :

• Sous-onglets : Tous / En attente de décision / Approuvés / Révision demandée / Refusés.
• Chaque carte affiche la version, le garage, et un badge d'expiration quand le devis est proche d'expirer.
• Ouvrez une carte pour examiner le devis.

Pour décider sur un devis :

1. Vérifiez le Total général, la répartition Main-d'œuvre et Pièces, les Jours estimés et les Lignes du devis.
2. Lisez les Notes du garage, l'Historique des versions et l'Activité. Vous pouvez aussi écrire au garage dans la zone Discussion.
3. Sous Votre décision, choisissez une option :

• Approuver, puis confirmez. Le travail passe à En cours.
• Demander des modifications. Indiquez ce qui doit changer, puis sélectionnez Envoyer la demande de révision au garage.
• Refuser. Donnez une raison, puis confirmez. La demande de travail est clôturée.

Restrictions :

• Vous ne pouvez approuver qu'un devis encore en attente de décision et non expiré. Pour un devis expiré, demandez au garage un nouveau devis.
• Les devis au-dessus de la limite d'un gestionnaire vous attendent. Vous n'avez pas de plafond.

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C7. Demandes de véhicule

Objectif : répondre aux conducteurs qui demandent un véhicule depuis l'application conducteur.

Figure 9 : Demandes de véhicule, onglet En attente, vide

La liste :

• Onglets : Toutes / En attente / Approuvées / Refusées.
• Chaque demande affiche le conducteur, le véhicule demandé (ou "N'importe quel véhicule disponible"), le message du conducteur et la date d'envoi.

Pour répondre à une demande :

1. Sur une demande en attente, sélectionnez Approuver ou Refuser.
2. Lors de l'approbation, vous pouvez choisir un véhicule sous Assigner un véhicule (facultatif). La liste propose le véhicule demandé plus les véhicules actifs sans conducteur. Ajoutez une Note si vous le souhaitez.
3. Confirmez.

Approuver avec un véhicule assigne ce véhicule au conducteur. Une demande déjà traitée ne peut pas être traitée une seconde fois.

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C8. Commandes

Objectif : suivre chaque travail de garage sur un tableau.

Figure 10 : Tableau des commandes de service, les cinq travaux clôturés

Le tableau :

• L'en-tête affiche le nombre de travaux actifs et le total.
• Des pastilles de comptage affichent chaque statut, y compris CLÔTURÉ.
• Les colonnes se suivent dans cet ordre : En attente d'acceptation → Accepté → En diagnostic → Devis prêt → En cours → Terminé. Faites défiler latéralement pour toutes les voir. Chaque colonne peut être repliée.
• Les travaux clôturés apparaissent dans les pastilles de comptage, pas sur le tableau.

Pour demander un travail :

1. Sélectionnez Demander un travail.
2. Choisissez le Véhicule.
3. Facultativement, saisissez une Ville et utilisez Trouver le meilleur garage pour classer les garages. Vous pouvez choisir une spécialisation, puis sélectionner Associer.
4. Choisissez le Garage.
5. Saisissez un Titre du travail et une Description.
6. Définissez la Priorité (Normal ou Urgent) et une Échéance si nécessaire.
7. Sélectionnez Demander un travail.

La liste des garages affiche tous les garages, mais le travail n'est accepté que pour un garage avec lequel votre entreprise a un partenariat accepté.

La page du travail :

• Une barre de progression, plus le véhicule, le garage, le mécanicien assigné, le signalement, les rapports de diagnostic, le devis et les pièces utilisées.
• Un Dossier de réparation de tout ce qui a été enregistré sur le travail.
• Quand un devis est en attente de décision, un lien Examiner le devis apparaît.
• Annuler le travail est disponible tant que le travail est En attente d'acceptation, Accepté ou Devis prêt.
• Un bouton Approuver le travail apparaît tant que le travail est En attente d'acceptation. Il marque le travail comme Accepté.

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C9. Garages et collaborations

Objectif : trouver des garages et établir des partenariats. Vous avez besoin d'un partenariat avant de pouvoir leur envoyer des véhicules.

Figure 11 : Marketplace des garages, avec Demander une collaboration sur chaque carte

Trouver un garage :

• Recherche par nom, ville ou spécialisation.
• Filtres vous permet de restreindre la liste par :
• Spécialisations : Tourisme, Poids lourds, Moto, Électricité, Carrosserie, Pneus
• Certifiés uniquement
• Note minimale

Chaque carte de garage comporte l'un de ces éléments :

• Demander une collaboration quand il n'y a pas encore de demande.
• En attente pendant que le garage décide.
• Partenaire une fois que le garage a accepté.
• Redemander si le garage a refusé.

Profil complet ouvre la page du garage. Depuis là, vous pouvez :

• Envoyer une demande de collaboration avec un message facultatif.
• Une fois partenaires, sélectionner Envoyer le véhicule en service et remplir Véhicule, Titre du service et Description.
• Échanger des messages avec le garage.
• Voir l'Historique avec ce garage.
• Laisser une note sur les travaux clôturés.

Qui fait quoi : l'administrateur du garage accepte ou rejette votre demande. Pickovo vous avertit quand c'est fait.

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C10. Pièces détachées

Objectif : trouver des boutiques de pièces détachées et leur demander des pièces.

Figure 12 : Marketplace des pièces détachées avec une boutique vérifiée

Trouver une boutique :

• Recherchez des boutiques, ou filtrez par ville.
• Demander une collaboration fonctionne de la même façon que pour les garages.

Sur la page d'une boutique (Voir le profil) :

• Vous voyez son catalogue avec les prix et ses avis.
• Une fois votre partenariat accepté, un formulaire Demander des pièces apparaît :
• Listez chaque pièce et sa quantité, ou choisissez dans le catalogue. Article personnalisé… vous permet de saisir une pièce qui n'est pas listée.
• Ajoutez Nécessaire pour le et des Notes.
• Sélectionnez Envoyer la demande.

La boutique répond par un devis. Tant que le partenariat n'est pas accepté, la page indique qu'il vous en faut un.

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C11. Factures

Objectif : lire les factures que les garages envoient à votre entreprise.

Figure 13 : Factures du garage partenaire, quatre payées et une envoyée

La liste :

• Recherche par numéro de facture, plaque ou garage.
• Onglets : Toutes / Envoyées / Payées / En retard / Contestées.

Sur une facture :

• Imprimer / PDF imprime la facture ou l'enregistre en PDF.
• Contester n'apparaît que sur les factures Envoyées ou En retard. Décrivez le problème et soumettez. La facture est marquée Contestée pour que le garage puisse faire le suivi.

Vous n'enregistrez pas les paiements ici. Le caissier du garage enregistre le paiement quand votre entreprise paie.

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C12. Rapports

Objectif : coût de maintenance et performance des véhicules sur une période.

Figure 14 : Rapports Flotte pour les 3 derniers mois

Choisir une période : Cette semaine, Ce mois, 3 derniers mois, ou Personnalisé avec des dates De et À.

Ce que la page affiche :

• Chiffres clés : dépense totale, coût moyen par véhicule, véhicule le plus coûteux et délai moyen de réparation.
• Coût de maintenance mensuel (6 derniers mois)
• Répartition des coûts : main-d'œuvre vs pièces
• État de santé des véhicules
• Top 5 des véhicules les plus coûteux
• Entretiens à prévoir
• Au garage actuellement
• Coût, réparations et immobilisation par véhicule
• Réparations répétées (90 derniers jours)
• Factures de la période
• Qualité de service
• À propos de ces chiffres

Les plaques, travaux et factures du rapport sont des liens.

Exporter : Exporter PDF ouvre la fenêtre d'impression de votre navigateur. Exporter CSV télécharge les données.

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C13. Intelligence des coûts (et la limite d'approbation de l'entreprise)

Objectif : repérer les véhicules coûteux et décider où réduire les coûts. C'est aussi ici que vous définissez les règles d'approbation applicables à toute l'entreprise.

Figure 15 : Intelligence des coûts de la flotte

Ce que la page affiche :

• Six chiffres : dépense totale de maintenance, dépense du mois, coût moyen par véhicule, bons de travail actifs, durée moyenne de réparation et immobilisation totale.
• Véhicules les plus coûteux, que vous pouvez classer par Coût total / Ce trimestre / Immobilisation / Réparations.
• Graphiques : coût mensuel, immobilisation mensuelle, réparations par catégorie, et pièces contre main-d'œuvre.
• Anomalies de coût, Pannes répétées et Candidats au remplacement.
• Scores de santé des véhicules.

Boutons :

• Actualiser recharge les chiffres.
• Exporter télécharge les données.
• Demander au conseiller IA fournit des recommandations écrites.

Seuils de remplacement et d'anomalie : sélectionnez Configurer pour définir :

• Quand signaler un véhicule : coût maximal par véhicule, nombre maximal de réparations par trimestre, immobilisation maximale et % coût/valeur.
• Valeur de l'actif et dépréciation.
• Pourcentages d'anomalie.
• Limite d'approbation des devis (RWF). Les gestionnaires de flotte approuvent les devis des garages jusqu'à ce montant ; au-delà, vous devez approuver. Laissez vide pour aucune limite.
• Qui paie les dépanneurs : L'entreprise paie, Le conducteur paie, ou Le conducteur choisit à chaque fois.

Sélectionnez Enregistrer les seuils quand vous avez terminé. Les gestionnaires de flotte voient les deux derniers champs mais ne peuvent pas les modifier.

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C14. Facturation

Objectif : gérer l'abonnement Pickovo de l'entreprise.

Figure 16 : Facturation & Abonnement après la fin de l'essai gratuit

Ce que la page affiche :

• Statut de l'essai. Pendant l'essai, un compte à rebours s'affiche. Quand il se termine, une bannière Essai gratuit terminé apparaît.
• Cartes d'utilisation : Utilisateurs et Factures ce mois, chacune par rapport à la limite de votre forfait.
• Cartes de forfait. Utilisez le commutateur Paiement trimestriel / Paiement annuel pour comparer les prix. L'annuel fait économiser deux mois. Le paiement mensuel n'est pas proposé. Les prix s'entendent hors TVA de 18 %, qui est ajoutée au moment du paiement.

Pour souscrire ou changer de forfait :

1. Sélectionnez Choisir ce forfait (ou Passer à ce forfait) sur une carte de forfait. Le forfait Enterprise est tarifé sur demande.
2. Choisissez un mode de paiement :

• Mobile : MTN Mobile Money ou Airtel Money.
• Carte.
• Banque : virement GTBank. Saisissez votre référence bancaire.

La page de paiement affiche le prix du forfait, la TVA et le Total à payer.

Aussi sur cette page :

• Comparer les forfaits
• Chronologie de l'abonnement
• Historique des paiements, avec un lien vers chaque facture
• Exporter mes données, qui télécharge les enregistrements de votre entreprise dans un seul classeur Excel

Restrictions :

• Le paiement mobile et par carte dépend de la configuration du prestataire de paiement. Quand il n'est pas configuré, ces onglets sont grisés. Le virement bancaire est toujours disponible.
• Après la fin de l'essai ou l'expiration d'un abonnement, les actions qui enregistrent des modifications sont refusées tant qu'un forfait n'est pas payé.

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C15. Journal d'activité

Objectif : voir qui a fait quoi dans votre entreprise, quand et depuis où. Il couvre uniquement votre organisation.

Figure 17 : Journal d'activité de l'entreprise

Trouver des entrées :

• Recherche par nom, e-mail, identifiant de ressource, numéro de facture ou adresse IP.
• Plages rapides : Dernières 24 h, 7 jours, 30 jours, 90 jours.
• Filtres : dates De et À, Module, Action, Gravité, Résultat, Rôle, Pays, Navigateur, Appareil, Adresse IP, Point d'accès API, ID utilisateur et ID de ressource.

Autres commandes :

• Exporter télécharge les résultats en CSV, Excel, PDF ou JSON.
• Actualiser recharge la liste.
• Cliquez sur une ligne pour voir l'entrée complète.

Utilisez cette page pour vérifier les connexions, par exemple une connexion depuis un appareil inconnu, et les approbations telles que "a approuvé un devis".

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C16. Paramètres (profil, logo de l'entreprise, mot de passe)

Objectif : vos propres informations et le logo de l'entreprise.

Paramètres dans la barre latérale ouvre /fleet/settings. C'est la même page que /settings.

Figure 18 : Paramètres ouverts depuis la barre latérale

Figure 19 : La même page Paramètres à l'adresse /settings

Sections :

• Image de marque. Téléverser un logo accepte les fichiers PNG, JPG ou WebP jusqu'à 10 Mo. Seul l'administrateur de l'entreprise voit cette section.
• Informations personnelles :
• Nom complet
• E-mail
• Numéro de téléphone, utilisé pour les notifications SMS et la connexion
• Changer le mot de passe. Saisissez votre Mot de passe actuel, puis le Nouveau mot de passe deux fois. Laissez les champs vides pour conserver votre mot de passe actuel.
• Enregistrer les modifications enregistre la page.
• Supprimer le compte → Demander la suppression du compte demande à Pickovo de supprimer votre compte. Pickovo confirme d'abord par e-mail.

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C17. Paramètres IA

Objectif : voir combien l'entreprise utilise les fonctions IA et ce que cela coûte ce mois-ci.

Figure 20 : Paramètres IA avec AI Premium non activé

Ce que la page affiche :

• Total des Appels API et Coût Estimé en RWF pour ce mois.
• Statut IA : Actif ou Inactif.
• Détail par Fonctionnalité, avec les appels et le coût de chaque fonction :
• Assistant Diagnostic
• Réviseur de Devis IA
• Score de Santé de Flotte
• Narration de Rapport Auto
• Assistant Plateforme
• Reconnaissance de Dommages Photo
• Scanner de documents

Quand AI Premium est désactivé, une bannière vous invite à contacter votre chargé de compte ou sales@pickovo.com. Cette page affiche seulement l'utilisation ; elle n'a pas de commutateurs.

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C18. Préférences de notification

Objectif : choisir quels événements vous parviennent, et sur quel canal.

Il n'y a pas de lien de menu vers cette page. Ouvrez-la directement à l'adresse /fr/settings/notifications.

Figure 21 : Préférences de notification, section Travaux

Chaque événement a trois commutateurs : Dans l'application, E-mail et WhatsApp. Les événements sont regroupés ainsi :

• Travaux
• Diagnostic & Devis
• Factures
• Maintenance & Signalements
• Stock & Conformité
• Marché

Sélectionnez Enregistrer les préférences quand vous avez terminé.

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C19. Parrainer & Gagner

Objectif : gagner du temps gratuit sur votre forfait en parrainant d'autres organisations.

Figure 22 : Programme de parrainage avec le code de l'entreprise

Ce que la page affiche :

• Parrainages effectués et Mois gratuits gagnés.
• Votre code de parrainage, avec Copier.
• Le lien d'inscription complet, avec Copier le lien.

Quand une nouvelle organisation s'inscrit avec votre code, les deux organisations reçoivent 30 jours supplémentaires.

Vous avez un code de parrainage ? Saisissez le code d'un ami et sélectionnez Appliquer. Chaque organisation peut utiliser un code une seule fois.

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C20. Pages d'inventaire de garage (entreprises avec leur propre atelier)

Si votre entreprise exploite son propre atelier sur Pickovo, vous pouvez ouvrir cinq pages d'inventaire de garage. Demandes de pièces et Bons de commande sont dans la barre latérale ; ouvrez les trois autres par leur adresse. Ces pages n'affichent que les données de votre propre entreprise, et leurs actions ne portent que sur les enregistrements de votre propre entreprise. Il n'y a pas de captures d'écran pour ce rôle.

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D. Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire

D'après la matrice d'accès aux pages mesurée et les règles du serveur.

Vous ne pouvez pas accéder à :

• Les autres pages de garage (tableau des travaux, factures, stock, personnel).
• Les espaces de travail conducteur, mécanicien, boutique de pièces détachées, régulateur et autorité des transports.
• La console superadmin de Pickovo.
• Les enregistrements d'une autre entreprise. Ils répondent "introuvable".

Si vous essayez d'ouvrir l'une de ces pages, vous êtes renvoyé vers votre tableau de bord ou vers la connexion.

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E. Flux de travail courants

E1. Mettre en place votre équipe

1. Allez dans Utilisateurs → Ajouter un utilisateur. Choisissez Gestionnaire de flotte et saisissez son nom et son e-mail. Sélectionnez Créer, puis transmettez le mot de passe temporaire.
2. Sur la ligne du nouveau gestionnaire, cliquez sur Limite de l'entreprise et saisissez sa propre limite, par exemple 100,000. Sélectionnez Enregistrer.
3. Allez dans Intelligence des coûts → Configurer et définissez la Limite d'approbation des devis de l'entreprise. Sélectionnez Enregistrer les seuils.
4. Ajoutez des conducteurs depuis Utilisateurs avec Inviter sur WhatsApp, ou depuis Conducteurs → Ajouter un conducteur.
5. Sur Véhicules, assignez chaque conducteur à un véhicule.

E2. Devenir partenaire d'un garage

1. Allez dans Garages, trouvez le garage et sélectionnez Demander une collaboration (ou Profil complet → Demander une collaboration et ajoutez un message).
2. L'administrateur du garage accepte votre demande. La carte passe à Partenaire et vous êtes averti.
3. Vous ou un gestionnaire de flotte pouvez maintenant y envoyer des véhicules : utilisez Envoyer en service sur la page d'un véhicule, Envoyer au garage sur un signalement approuvé, ou Demander un travail.

E3. Une réparation du signalement au paiement (au-dessus de la limite d'un gestionnaire)

Ceci suit le flux de réparation testé. Les étapes marquées vous sont les vôtres.

1. Le conducteur signale un problème depuis l'application, par exemple "Grinding noise from the front brakes" sur RAD 101 Q.
2. Un gestionnaire de flotte, ou vous, approuve le signalement sur Signalements ou Approbations, puis utilise Envoyer au garage.
3. Le garage accepte le travail, assigne un mécanicien, diagnostique le problème et envoie un devis. Le travail affiche Devis prêt.
4. Si le devis dépasse la limite du gestionnaire, l'approbation du gestionnaire est refusée. Vous ouvrez Approbations → Devis → En attente de décision, examinez le devis et sélectionnez Approuver. Le travail passe à En cours et le véhicule affiche En réparation.
5. Le garage termine le travail, passe le contrôle qualité et envoie une facture.
6. Votre entreprise paie le garage. Le caissier du garage enregistre le paiement, et la facture affiche Payée sur Factures.
7. Le garage clôture le travail. Vous pouvez noter le garage sous Historique avec ce garage sur son profil, et la réparation apparaît dans l'onglet Historique du véhicule.

E4. Renouveler l'abonnement

1. Allez dans Facturation. Vérifiez les cartes Utilisateurs et Factures ce mois par rapport aux limites de votre forfait.
2. Choisissez trimestriel ou annuel, puis sélectionnez Choisir ce forfait.
3. Payez par mobile money, carte ou virement bancaire. Le virement bancaire nécessite votre référence bancaire.
4. Vérifiez Historique des paiements et Chronologie de l'abonnement. L'accès complet est rétabli une fois le paiement confirmé.

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F. Dépannage

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G. Sécurité et bonnes pratiques

• Faites attention au pouvoir d'administrateur. Vous pouvez ajouter des gestionnaires, approuver n'importe quel montant et modifier l'abonnement. Ne partagez pas votre identifiant. Créez plutôt un compte Gestionnaire de flotte ou Membre de flotte pour chaque collègue.
• Utilisez les limites d'approbation. Définissez une limite d'entreprise, et donnez une limite plus basse aux nouveaux gestionnaires, pour que les grosses réparations vous parviennent.
• Transmettez les mots de passe en sécurité. Les mots de passe temporaires s'affichent une seule fois à l'écran. Envoyez-les en privé et demandez aux personnes de les changer. Pour les conducteurs, préférez l'invitation WhatsApp : ils définissent leur propre mot de passe, et cela vérifie leur téléphone.
• Utilisez un mot de passe fort et unique et changez-le depuis Paramètres si vous pensez que quelqu'un l'a vu. Si votre compte a l'authentification à deux facteurs, gardez votre application d'authentification sur un appareil que vous contrôlez.
• Consultez régulièrement le Journal d'activité pour repérer les connexions que vous ne reconnaissez pas, et les approbations ou modifications inattendues. Exportez-le quand vous avez besoin de preuves pour un audit.
• Demandez le retrait des personnes qui partent, et réassignez leurs véhicules.
• Exporter mes données sur Facturation vous donne une copie complète des enregistrements de votre entreprise. Conservez-la en sécurité.
• Déconnectez-vous avec Se déconnecter quand vous utilisez un ordinateur partagé.